Waarom zijn beleid en procedures belangrijk voor opvolgingsplanning?

Beleid en procedures, of documentatie die de organisatorische en operationele structuur van een bedrijf schetst, zijn essentieel voor de gezondheid van een bedrijf. Ze zijn met name van belang bij het uitvoeren van opvolgingsplanning, het proces waarbij een opvolger wordt geïdentificeerd voor een sleutelpositie. Beleid en procedures identificeren niet alleen opvolgers, ze leggen ook langetermijndoelen en -processen vast door structuur te creëren door middel van regels en richtlijnen, waardoor een opvolgingsoverdracht eenvoudiger wordt.

Structuur brengen

Goed geschreven beleid en procedures brengen structuur aan elk bedrijf, ongeacht de omvang. "Klanten proberen dit aan te pakken, aangezien zij (zij) een bedrijf starten. Het is gebaseerd op vertrouwen, " zei Terry Schillaci, managing partner van Tatum, een executive services-bedrijf in Houston. Door beleid en procedures te creëren, weten bedrijven "wat de regels zijn" en hoe het succes of falen van een operationeel proces, inclusief opvolgingsplanning, gemeten kan worden, zei hij. Beleid en procedures bereiden bedrijven voor om minder ervaren personeel te verzorgen om te garanderen dat essentiële managementposities bezet blijven als iemand vertrekt.

Levering Human Capital

Voor eigenaren van kleine bedrijven zorgen deze plannen ervoor dat u "uw mensen kunt gebruiken voor uw eigen succes", zei Schillaci. "Je behoudt mensen die goed zijn als je structuur hebt.Als je geen structuur hebt, behoud je geen goede mensen, maar behoud je mensen die van chaos houden." Om uw menselijk kapitaal optimaal te benutten, moet u de steun hebben van het uitvoerende team om het beleid en de procedures uit te voeren en die plannen uit te voeren wanneer de omzet zich voordoet. Er moet een beoordeling van de vaardigheden en kennis van de huidige werknemers worden uitgevoerd.

Operationeel succes

Shillaci suggereert dat kleine bedrijven hulp krijgen bij het maken van beleid en ervoor zorgen dat ze worden voorbereid op operationeel succes tijdens een opvolgingsproces. Typisch, kleine bedrijven "hebben geen financieel leiderschap" en hebben hulp nodig van een bedrijf om controlesystemen te creëren. Daarnaast kan externe benchmarking, of het onderzoeken van externe wervingsmarkten, de onderneming helpen om te beoordelen welke sleutelposities in de toekomst mogelijk open gaan en operationele procedures creëren om zich voor te bereiden op omzet.

Risicomanagement

Volgens het State Auditor's Office in Texas "is het doel van opvolgingsplanning een agentschap voor te bereiden op risico's die samenhangen met het geplande of ongeplande verlies van kennis dat cruciaal is voor het succes van het agentschap." Nogmaals, externe benchmarking kan het risico van verlies bepalen een sleutelfiguur in een kritieke rol en kan de door omzet veroorzaakte schade beperken. "Kleine bedrijven moeten ook uitvinden wie leidinggevenden zal opvolgen om de belastingeffecten van transitie te minimaliseren, aldus Schillaci.

Compliance en controle

Door ervoor te zorgen dat er beleid en procedures zijn voor opvolgingsplanning, kunnen bedrijven er ook voor zorgen dat ze voldoen aan de wettelijke regels en richtlijnen. Documentatie is bijvoorbeeld vereist door vele richtlijnen zoals voor ISO 9000 Quality Management System, Sarbanes Oxley Accounting en Finance, of Good Manufacturing Practices voor de Food and Drug Administration. Maar in essentie moeten het beleid en de procedures voor opvolging meer gericht zijn op controle dan op het eenvoudig naleven van regels. Volgens BizManualz is dit beleid dynamisch en biedt het ruimte voor verandering om te groeien met het bedrijf.