Wanneer bespaart QuickBooks?

Met de QuickBooks-boekhoudsoftware van Intuit kunnen bedrijfseigenaren hun eigen financiën beheren via één interface. Periodiek opslaan en een back-up maken van uw QuickBooks-gegevens is van vitaal belang voor het behoud van de financiële gegevens van uw bedrijf. Intuit biedt verschillende hulpmiddelen en tips voor optimale backuppraktijken, die bij toepassing kunnen helpen de financiële gegevens van uw bedrijf te beschermen tegen computerstoringen.

Bestanden opslaan

QuickBooks slaat alleen een normaal bestand op wanneer het wordt besteld - er is geen periodieke opslagfunctie voor het opslaan van bedrijfsbestanden. Hoewel dit onhandig kan zijn als u uw bedrijfsleegbestand van QuickBook voor lange tijd openhoudt terwijl u aanpassingen aanbrengt, heeft het u meer controle over wanneer gegevens worden opgeslagen. Dit kan nuttig zijn als u ontdekt dat een kleine menselijke fout, zoals een gemiste komma of onjuiste itemselectie, uw anders nauwkeurige records scheef trekt. Op dit punt kunt u laden vanaf de laatste opslag met relatieve straffeloosheid; als QuickBooks echter in staat was om automatisch periodiek op te slaan, dan liep u het risico van laden vanaf de laatste opslag en tot de ontdekking dat het gemaakt was na de fout, waardoor u het toch handmatig moest corrigeren.

Een back-up maken van bestanden

Met QuickBooks kunt u een back-up van bedrijfsbestanden maken. Dit kan handig zijn in het geval van een computerstoring, stroomuitval of andere onvoorziene omstandigheden. U moet bestandsback-up configureren om onafhankelijk te kunnen werken en de functie wordt niet geactiveerd terwijl u het bedrijfsbestand waarvan een back-up moet worden gemaakt, open wilt houden. Geplande back-ups vereisen een secundaire harde schijf of een USB-flashstation - beschrijfbare cd's worden niet ondersteund voor gegevensback-ups.

Geplande back-up

U kunt QuickBooks plannen om een ​​back-up te maken van gegevens in een bepaald tijdsbestek via het venster Schedule Backup in de back-upwizard, die toegankelijk is via het menu Bestand. In dit venster kunt u uw geplande back-up configureren voor een specifieke locatie, evenals op een specifiek tijdstip van de dag en frequentie. U kunt de back-up zo vaak instellen als dagelijks en zo vaak als maandelijks, afhankelijk van uw behoeften. U moet QuickBooks voorzien van uw Windows-wachtwoord om back-ups te kunnen plannen - dit komt omdat de back-ups Windows-machtigingen vereisen om te werken, wat op zijn beurt het wachtwoord van het account vereist. Zonder deze machtigingen zullen uw back-ups mislukken.

overwegingen

Intuit raadt aan elke dag een back-up van uw bedrijfsbestanden te maken op verwisselbare media en de media op kantoor te bewaren. Het bedrijf raadt ook aan om, ten minste eenmaal per maand, een kopie te maken om off-site te bewaren, en ook een kopie aan het einde van elk fiscaal jaar te maken om off-site op te slaan. Off-site opslag van maandelijkse en jaarlijkse gegevens stelt u in staat om die gegevens veilig te houden voor het geval er ergens ter plaatse iets gebeurt dat de dagelijkse kopie vernietigt. Op deze manier hebt u altijd een exemplaar voor analyse of belastingrapportage.