Beleidsrichtlijnen

Beleidsverklaringen zijn een reeks verwachtingen die zijn ingesteld om het gedrag van werknemers te beheren. Doelstellingen kunnen variëren van het zorgen dat het bedrijf voldoet aan wettelijke regels en voorschriften tot het creëren van een veilige werkomgeving en het handhaven van interne controles. Ongeacht het doel of type beleid zijn de richtlijnen voor het maken van beleidsverklaringen echter vergelijkbaar.

Beleidsverklaring Focus

Beleid is afkomstig van strategische bedrijfsdoelstellingen, die zelf zijn afgeleid van de missie en visie van het bedrijf. Elk beleid en elke beleidsverklaring moet terugkomen op aspecten van beide. Klantbeleid moet bijvoorbeeld beleidsverklaringen bevatten die doelstellingen weerspiegelen zoals het verhogen van de klanttevredenheid en het verbeteren van klantenretentiegraden. Beleid dat zich richt op financiële prestaties moet beleidsverklaringen omvatten die winstmaximalisatie, kostenminimalisatie en interne controles weerspiegelen. Elke beleidsverklaring moet zich richten op een specifieke regel of doelstelling en uitleggen waarom de regel of doelstelling wordt gevolgd.

Wat op te nemen

Betekenisvolle beleidsverklaringen stellen parameters vast voor effectieve implementatie. Elk geeft duidelijk aan naar wie ze solliciteren, bepaalt de omstandigheden waaronder de verklaring van toepassing is en definieert belangrijke voorwaarden of beperkingen. Als de beleidsverklaring een herziening of wijziging is, moet deze de nodige context scheppen door terug te verwijzen naar de vorige beleidsverklaring. Een beleidsverklaring met betrekking tot roken op de werkplek moet bijvoorbeeld de kop van een beleidsverklaring bevatten, aangeven waarom het beleid wordt uitgevoerd en aangeven of het beleid van toepassing is op alle of alleen bepaalde delen van het gebouw of terrein.

Wat niet op te nemen

Blijf bij de feiten bij het opstellen van beleidsverklaringen. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat beleidsverklaringen bij het beleid blijven en vermijd het opnemen van aanvullende instructies of procedures. Beleidsverklaringen zijn instructies op hoog niveau die werknemers vertellen wat ze moeten doen, terwijl procedures werknemers vertellen hoe ze een beleid moeten voeren. Zodra beleidsoverzichten zijn geschreven en goedgekeurd, kunnen procedures als een afzonderlijk document worden toegevoegd.

Verbiage en schrijfstijl

Beleidsverklaringen moeten duidelijk en beknopt zijn en de minimale woordenstroom bevatten die nodig is om het punt te communiceren. Tenzij het beleid verwijst naar wettelijke regels of voorschriften, mag u geen informatie gebruiken zoals namen of datums die snel verouderd kunnen raken. Gebruik een formele toon, maar zorg ervoor dat beleidsverklaringen gemakkelijk door iedereen kunnen worden begrepen, inclusief nieuwe werknemers. Geef bijvoorbeeld acroniemen op en definieer termen die nieuwe medewerkers misschien niet begrijpen. Gebruik vette koppen en opsommingstekens en laat voldoende ruimte vrij om het beleid gemakkelijker te kunnen lezen.