Beleid voor een zakelijke creditcard

Bedrijfscreditcards kunnen het leven gemakkelijker maken voor werknemers die aanzienlijke zakelijke uitgaven genereren. In plaats van dat de medewerker zijn eigen geld uitgeeft, de ontvangstbewijzen indient en wacht op terugbetaling, kan de werknemer de kaart gebruiken om de uitgaven te dekken en een ontvangstbewijs in te dienen. Bedrijven met creditcards moeten over een beleid voor creditcardgebruik beschikken om te zorgen dat de kaart correct wordt gebruikt. Zonder beleid kan misbruik leiden tot hoge kosten die een bedrijf niet nodig heeft en mogelijk niet kan betalen.

Reden voor beleid

Een beleid voor het gebruik van creditcards geeft aan hoe de kaart kan en kan worden gebruikt en door wie. Het beleid is een vorm van interne controle voor het bedrijf, zodat het gebruik van de kaart gemakkelijker kan worden gevolgd. Sommige bedrijven beperken het kaartgebruik tot bepaalde werknemers, zoals management of werknemers die regelmatig voor zaken reizen, of het kan worden gebruikt door elke medewerker met een legitieme zakelijke uitgave. Hoe de kaart wordt gebruikt, wordt bepaald door het senior management van het bedrijf.

Toegestaan ​​gebruik

De bedrijfscreditcard kan worden gebruikt voor zakelijke aankopen, zoals kantoorbenodigdheden, reiskosten en bedrijfsdiners. In sommige gevallen kunnen kleding voor specifieke zakelijke functies op de kaart worden geplaatst. Reparaties en onderhoud van bedrijfsvoertuigen die door medewerkers worden aangestuurd, kunnen ook op de kaart worden geladen. Alle kosten die rechtstreeks verband houden met zakendoen kunnen op de kaart worden geplaatst.

Verboden gebruik

De kaart mag niet worden gebruikt voor persoonlijke aankopen, zoals facturen voor het huishouden, betalingen voor werknemersauto's of vakanties. Elke aankoop die niet direct gerelateerd is aan zakelijk gebruik, moet worden verboden, tenzij uitdrukkelijke toestemming van een lid van het senior management wordt gegeven.

Interne controles

Het gebruik van de creditcard moet regelmatig worden gecontroleerd. Het gebruik van de kaart moet worden afgestemd op het maandelijkse overzicht en eventuele discrepanties moeten onmiddellijk worden onderzocht. Werknemers moeten worden verplicht om bonnen voor het gebruik van de kaart in te dienen en de kaart moet door één persoon in het senior management worden bewaard om de kans te verkleinen dat de kaart wordt verloren of gestolen.

Schriftelijk gebruiksbeleid

Het is belangrijk dat een bedrijf zijn beleid inzake creditcardgebruik schriftelijk vastlegt en dat alle medewerkers een exemplaar van het beleid ontvangen. Met een geschreven beleid, is er geen vraag wat acceptabel gebruik is en wat niet. Iedereen die het gebruik van de kaart schendt, kan niet beweren dat ze niet wisten dat het in strijd was met het beleid. Het is ook belangrijk dat niet alleen het beleid, maar ook de gevolgen voor verkeerd gebruik in het beleid worden uiteengezet.