Het beleid en de procedures van faciliteiten en vastgoedbeheer

De faciliteiten- en vastgoedbeheerfunctie van een bedrijf stelt de rest van het bedrijf in staat om operaties uit te voeren op een veilige, productieve werkplek. Meestal gaat het om het onderhoud van gebouwen, terreinen en infrastructuur. Het omvat ook het beheren van het werkkapitaal om te verbeteren, te renoveren en van plan te zijn voor uitbreiding. Om goede faciliteitenervices en property management te bieden, moet de afdeling zijn beleid en procedures documenteren. Door leidende principes op te stellen, zoals eerlijkheid, integriteit en loyaliteit, kunt u zorgen voor de zorg en efficiëntie van al uw gebouwen.

Beleidslijnen voor faciliteitenbeheer definiëren

Om eigenschappen effectief te beheren, moet u rollen, verantwoordelijkheden en primaire contacten leggen. Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, kunt u een handleiding maken om dit te documenteren, of, voor grotere bedrijven, is het wellicht beter om een ​​online repository of website te maken. Uw beleid en procedures moeten ook standaardformulieren aangeven of bieden om diensten te bieden die uiteenlopen van aanpassingen voor verwarming en airconditioning, wijzigingen in kantoorruimten of toestemming om op het terrein te verblijven na normale kantooruren.

Compliance verzekeren

Gepubliceerde normen voor faciliteitsontwerp omvatten doorgaans specificaties voor het bouwen van nieuwe gebouwen, inclusief minimum- en maximummetingen voor kamers, deuren en plafonds. Andere standaardnormen verplichten de naleving van elektrische normen, inclusief beleid en procedures voor het afhandelen van stroomonderbrekingen en tijdelijke voedingsoverwegingen. Duidelijk, beknopt beleid en procedures zorgen ervoor dat werknemers faciliteiten kunnen onderhouden die voldoen aan de algemene specificaties voor brand, beveiliging en toegang. Documenten bepalen meestal wat wettelijk verplicht is en wat zorgt voor goed onderhoud om de veiligheid van alle werknemers, klanten en leveranciers te garanderen. Sommige bedrijven stellen normen op voor inkoopordervoorwaarden met betrekking tot faciliteiten en eigendom.

Servicewensen instellen

Beleid en procedures met betrekking tot faciliteiten en property management specificeren ook serviceovereenkomsten met externe leveranciers, zoals schoonmaakpersoneel. De documenten moeten de reinigingsvereisten, afvalverwijdering, tapijtonderhoud, verwijdering van graffiti, noodprocedures en toegestane soorten reinigingsmaterialen definiëren. Schoonmaakbenodigdheden moeten bijvoorbeeld biologisch afbreekbaar zijn om als geschikt voor gebruik te worden beschouwd. Bovendien dicteren beleid en procedures de identificatie en opslag van toxische of vluchtige producten.

Grondbehoud

Facility- en propertymanagers stellen specifiek beleid en procedures vast met betrekking tot omringende terreinen, waaronder landschapsarchitectuur en regels voor parkeerplaatsen. Dit kan inhouden dat beveiligingscamera's moeten worden ingesteld. Het kan ook schema's voor boomonderhoud, ongediertebestrijding en drenken specificeren. Beleid en procedures moeten regels vaststellen voor het houden van speciale evenementen, het opzetten van tijdelijke structuren en het verwerken van afval, recycling en verwijdering. Door deze standaarden vast te stellen, kunnen bedrijven met meerdere locaties een consistente branding behouden. Het zorgt er ook voor dat externe leveranciers weten wat ze kunnen verwachten bij het bieden op een contract.