Beleid en procedures voor debiteuren

Een van de meest elementaire zakelijke functies is het beheren van geld dat binnenkomt in het bedrijf als gevolg van verkoopactiviteiten. Het bedrijf moet accounts voor klanten opzetten om betalingen te structureren en de vraag aan te pakken of krediet wordt uitgegeven en aan wie. Het moet het geld verzamelen van klanten die aankopen hebben gedaan, en het moet de facturering en ontvangen gelden verzoenen. Al deze activiteiten vereisen beleid om hen richtlijnen en procedures te geven om aan te geven hoe medewerkers ze uitvoeren.

Achtergrond

Bedrijven moeten een evenwicht vinden tussen versnelde inning van debiteuren en de mogelijkheid om klanten te werven door krediet te verlenen en eenvoudige betalingsvoorwaarden in te voeren. Kleine bedrijven hebben vaak zelf beperkte toegang tot krediet en moeten mogelijk afhankelijk zijn van snelle betaling van uitstaande bedragen. Het bedrijfsbeleid bepaalt de doelstellingen en het kader van de debiteurenfuncties vanuit het oogpunt van dergelijke beperkingen. Kwaliteitsproblemen leiden vaak tot late betalingen en het bedrijf moet rekening houden met klanttevredenheid bij incassoprocedures.

Facturering beheren

De eerste stap bij het implementeren van een debiteurenstelsel is het ontwikkelen van beleid en procedures voor facturering. Een bedrijf kan het verzamelen versnellen door facturen uit te geven zodra de verkoop is voltooid. Intern beleid moet gedetailleerd zijn wanneer de verkoopafdeling de verkoop moet melden en wanneer de boekhoudafdeling de factuur moet uitgeven. Procedures geven aan wat het verkooprapport moet bevatten, hoe het moet worden voorbereid en waar het moet worden verzonden. Boekhoudprocedures geven de details van de voorbereiding van de factuur, verificatie, gegevensinvoer in de boekhoudsoftware en factuurmailing.

Krediet beheren

Tenzij klanten altijd vooruit betalen, krijgen ze meestal een tegoedbon, in ieder geval totdat ze hun rekeningen betalen. Klanten die krediet ontvangen, moeten accounts hebben waarvoor het bedrijf een kredietcontrole heeft uitgevoerd en die het controleert op prompte betaling. Bedrijfsbeleid geeft aan welke klanten accounts kunnen openen, welk kredietgoedkeuringsproces moet worden toegepast en wat de vereiste kredietvoorwaarden zijn. Procedures beschrijven de vereiste accountinformatie van klanten, wie voert de kredietcontrole uit en hoe. Account-onderhoudsprocedures geven details over het volgen van de betalingsprestaties en hoe u het krediet op kunt schorten wanneer dat nodig is.

Vorderingen verzamelen

De laatste stap in de werking van een debiteurenstelsel is het zo snel mogelijk innen van de verschuldigde bedragen. Als een bedrijf in een bedrijfstak werkt waar betaling in 30 dagen de standaard is, kan het kortingen of stimulansen bieden voor eerdere betaling. Regelmatige herinneringen aan klanten met achterstallige rekeningen zijn een effectief hulpmiddel. Beleid geeft de standaard betalingsvoorwaarden, eventuele kortingen en een schema voor herinneringen, evenals de gevolgen voor betalingsachterstand. In de verzamelprocedures worden betalingen bijgehouden, betalingen in het boekhoudsysteem ingevoerd, herinneringen voor te late betalingen verzonden en aanvullende incasso-acties gestart.