Beleid inzake personeelsdossiers

Ongeacht of de wet dit vereist, u moet personeelsdossiers bewaren voor elk van uw werknemers. Personeelsregisters kunnen u helpen uzelf te beschermen tegen rechtszaken, zoals discriminatie of onrechtmatige beëindigingsaanspraken. Uw personeelsbeleid moet in overeenstemming zijn met de toepasselijke federale en staatswetgeving. Toegang tot de bestanden moet worden beperkt tot een select aantal personen.

Bestandsopnamen

Wanneer u een werknemer in dienst neemt, maakt u een personeelsdossier voor haar en bewaart u alleen werkgerelateerde documenten. Dit omvat haar functieomschrijving, sollicitatie, cv, aanbiedingsbrief, arbeidsovereenkomst en formulieren met betrekking tot personeelsbeloningen, belastingheffing en ontvangst van het personeelshandboek. Naarmate haar werk vordert, omvatten ze documenten met betrekking tot jaarlijkse beoordelingen, prestaties en prijzen, trainingen en workshops of seminars voltooid, gedrags- en aanwezigheidszaken, klachten van klanten en collega's en disciplinaire waarschuwingen en acties.

Afzonderlijke bestanden

De Americans with Disabilities Act vereist dat gedekte werkgevers een apart bestand maken voor de medische dossiers van een werknemer. Haar medisch dossier zou in een aparte, vertrouwelijke map moeten staan, in plaats van naast de rest van haar personeelsdossiers te worden geplaatst. Het bestand mag alleen medisch gerelateerde items bevatten, zoals verklaringen van artsen, medische verklaringen en gegevens die de gezondheidstoestand of medische geschiedenis van haar of haar familielid beschrijven. U moet ook een afzonderlijk bestand maken voor het formulier I-9 van de werknemer, dat de overheid recht op inzage heeft. Als u deze agenten toegang geeft tot personeelsgegevens, kan dit echter in strijd zijn met de privacy van uw werknemers. Houd daarom I-9-formulieren altijd gescheiden van personeelsrecords.

Records toegang

Vermeld in uw personeelsbeleid de personen die toegang hebben tot personeelsdossiers en de procedures om deze te verkrijgen. U kunt bijvoorbeeld managers en supervisors toegang geven op need-to-know-basis, bijvoorbeeld bij het beslissen of een medewerker naar een andere afdeling moet worden overgeplaatst. Vertegenwoordigers van regerings- en rechtshandhavingsinstanties die hun taken uitvoeren, kunnen naar eigen goeddunken toegang krijgen tot personeelsdossiers, op verzoek van de werknemer of op bevel van de rechtbank. Toegang tot medische gegevens moet worden beperkt tot enkele belangrijke personen, zoals uw HR-manager en de eigenaar van het bedrijf. De staat kan beleid hebben over wie de medische dossiers van een werknemer kan inspecteren en of huidige en voormalige werknemers toegang hebben tot hun personeelsdossiers.

Beschermde en niet-werkgerelateerde gegevens

Onthoud dat u beschermde of niet-werkgerelateerde gegevens in het personeelsdossier van een werknemer plaatst. Dit omvat haar ras, geboortedatum, burgerlijke staat, immigratiestatus, nationale afkomst, geslacht, seksuele geaardheid, financiële geschiedenis, sofinummer en personen ten laste. Maak een apart bestand voor deze documenten. Plaats geen ongefundeerde kritiek of iets wat u niet wilt dat een jury ziet in het personeelsdossier van de werknemer.

Records retentie

Federale en staatswetten bepalen hoe lang u arbeidsgegevens moet bijhouden en hoe u ze moet weggooien zodra de retentietermijn is verstreken. De Equal Employment Opportunity Commission eist bijvoorbeeld dat werkgevers één jaar na het beëindigen van een werknemer een personeelsdossier bijhouden. In uw bewaarbeleid voor records moet worden aangegeven wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de bestanden, hoe documenten moeten worden gebruikt en opgeslagen en hoe deze moeten worden vernietigd per federale of nationale wetgeving. Raadpleeg zo nodig de nationale arbeidsdienst of een advocaat voor de archiveringswetgeving die van toepassing is op uw kleine bedrijf.