Een zakelijke conferentie plannen

Het plannen van een zakelijke conferentie kan een moeilijke klus zijn, maar het kan ook een belangrijke carrièremogelijkheid zijn. Het verwijderen van een succesvolle zakelijke conferentie kan uw zichtbaarheid bij het bedrijf vergroten en de aandacht van het hogere management trekken, dus het is belangrijk om zorgvuldig te plannen. De tijd nemen om een ​​lijst met items te maken die je nodig hebt, maakt de rest van het planningsproces veel gemakkelijker.

1.

Bepaal wie de zakelijke bijeenkomst zal bijwonen. Zal de aanwezigheid beperkt zijn tot een enkel kantoor of zullen er meer dan één kantoor worden uitgenodigd? Welke klanten en potentiële klanten zullen aanwezig zijn?

2.

Bereik het doel van de zakelijke conferentie. Een zakelijke conferentie kan worden gebruikt om het bewustzijn van een organisatie te vergroten, of het kan worden gebruikt als een oefening in teambuilding. Het is van vitaal belang dat u de doelen van de conferentie kent voordat u begint met uw planning.

3.

Zoek een geschikte locatie voor de zakelijke conferentie. Het kiezen van een centrale locatie kan geld besparen op vliegtickets en autohuur. Neem contact op met het voorgestelde conferentiehotel en zorg ervoor dat het voldoende faciliteiten heeft voor het aantal mensen dat aanwezig zal zijn.

4.

Stuur uitnodigingen voor conferenties naar de deelnemerslijst zodra de datum en locatie zijn geselecteerd. Zorg ervoor dat u bij elke e-mail of fysieke uitnodiging een routebeschrijving naar de locatie opgeeft. Stel een datum in voor antwoorden op de uitnodigingen voor een conferentie-uitnodiging en stel een week eerder een herinnering in uw agenda in. O U kunt contact opnemen met degenen die nog niet hebben gereageerd.

5.

Maak een lijst van de items die nodig zijn voor de zakelijke conferentie en neem vervolgens contact op met de conferentie om te bepalen welke items ze zullen leveren. Ga er nooit vanuit dat de vergaderlocatie iets levert dat niet duidelijk in het contract is vastgelegd. De locatie heeft mogelijk projectoren en computerfaciliteiten, maar tenzij in de voorwaarden wordt vermeld dat deze artikelen worden geleverd, moet u mogelijk uw eigen apparatuur meebrengen.

6.

Maak rampenplannen om last-minute items naar de vergaderlocatie te halen. Een vervangende projector klaar om te verzenden via nachtelijke levering kan een redder in nood zijn in het geval van uitval van apparatuur of een ander probleem.

Dingen nodig

  • Ontmoetingsruimte
  • Conferentieschermen en materialen
  • Projector