Physical Inventory Count Instructions

Voorraad is een primaire zorg voor zowat alle kleine bedrijven. Fysieke inventaris is vooral belangrijk als u zaken verkoopt. Je moet een correcte telling van alle items hebben, zodat je weet wat je bij de hand hebt om klanten te bieden en bestellingen te vullen. Zelfs als u strikt in dienst handelt, is een inventaris van kantoorapparatuur en andere materialen essentieel voor uw bedrijf, zodat u hebt wat u nodig hebt wanneer het nodig is.

Schriftelijke richtlijnen

Stel schriftelijke richtlijnen op voor het tellen van fysieke items in uw inventaris. Bepaal een beschrijving voor elk artikel dat een voorraadnummer of een andere identificatiecode kan bevatten. Schrijf een duidelijke, stapsgewijze methode om tellingen te doen. Gebruik verklaringen zoals "Sectiegebied dat moet worden geïnventariseerd met duidelijke markeringen die u na het tellen verwijdert" en "Items van links naar rechts en van boven naar beneden tellen." Detailleer de juiste omgang met materialen indien nodig en vermeld duidelijk dat items niet moeten worden verwijderd, maar moeten worden teruggebracht naar hun oorspronkelijke posities. De Simplestudies-website zegt dat de manieren om uw inventaris op te nemen, onder meer het plaatsen van informatie op indexkaarten, het gebruik van logboeken of het investeren in streepjescodelezers, die rechtstreeks gecodeerde items in een elektronische database kunnen invoeren wanneer u de lezers gebruikt om elk item te scannen. Maak een kopie van uw inventarisrichtlijnen voor elke persoon in uw kleine bedrijf. Wijzig zo nodig instructies.

Mondelinge instructies

Hoewel uw werknemers het waarderen en een schriftelijk exemplaar van de inventarisprocedures nodig hebben, moet u ook mondelinge richtlijnen geven. Mike Kraus van Dun en Bradstreet Credibility Corp, adviseert u om het exacte proces waarmee de fysieke inventaris van uw bedrijf zal worden uitgevoerd, volledig uit te leggen. Praat met uw werknemers als een groep zodat elke persoon zijn toegewezen rol zal kennen. U kunt het organiseren zodat een persoon items telt, terwijl een ander de tellingen in een logboek opslaat. Uw type bedrijf zal bepalen of u afzonderlijke voorraden moet hebben voor voorraad, kantoorapparatuur, benodigdheden of andere materialen. Het is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat iedereen die het tellen doet, dezelfde consistente richtlijnen gebruikt. Voer frequente audits uit van de tellingen van elke persoon om te controleren op nauwkeurigheid en eventuele problemen aan te pakken.

Individuele graven

Veel items in uw voorraad voor kleine bedrijven kunnen afzonderlijk worden geteld. U kunt bijvoorbeeld 300 enveloppen, vijf printers, een kopieermachine en 10 boeken met postzegels tellen. Instructies voor het tellen van individuele items is daarom in wezen eenvoudig. U kunt zelf beslissen hoe gedetailleerd u moet zijn bij het uitvoeren en opnemen van de items in uw inventaris. U kunt bijvoorbeeld beslissen om een ​​groot aantal labels te tellen die uw bedrijf bij de hand heeft of u kunt deze items sorteren en tellen op grootte of kleur. Zorg ervoor dat uw specifieke instructies duidelijk en gedetailleerd zijn.

Bij gewicht

Sommige artikelen van uw bedrijf zijn mogelijk te klein en te talrijk om individuele tellingen mogelijk te maken. Als uw bedrijf bijvoorbeeld een kleine hardwarewinkel is, hebt u waarschijnlijk een groot aantal kleine schroeven, spijkers en bouten. Voor dit type voorraad krijgt u waarschijnlijk stuktellingen volgens een andere methode dan het tellen van elk item. Plaats in plaats daarvan een klein aantal items, bijvoorbeeld 20 op een schaal, om het gewicht van deze collectieve stukken te bepalen. Als de 20 stukjes bijvoorbeeld 20 gram wegen, weet je dat elk stuk 1 gram weegt. Je kunt dan de hele voorraad op een weegschaal wegen, het delen door het gewicht van één stuk en je zult in staat zijn te bepalen hoeveel individuele stukjes je hebt.