Een loonlijstchecklist

Arbeidskosten vertegenwoordigen een groot deel van de maandelijkse kosten van een bedrijf. Bedrijven moeten nauwkeurige gegevens bijhouden om ervoor te zorgen dat deze kosten correct worden vastgelegd en gerapporteerd. De afdelingen voor boekhouding en human resources houden deze records doorgaans bij en voeren de loonverwerking uit.

werknemers informatie

HR-managers moeten ervoor zorgen dat de gegevens van werknemers van het bedrijf correct zijn en goed worden bijgehouden. Veranderingen in burgerlijke staat, adres- en inkomstenbelastinginhouding moeten worden opgemerkt en gewijzigd in het bedrijfspensentariefsysteem of met een externe loonlijstbeheerder. Deze informatie is nodig voor bronbelasting en inhouding van voordelen. De vertrouwelijkheid van werknemersverslagen moet te allen tijde worden gehandhaafd.

Tijdkaarten & Tijdklok

Het is van essentieel belang voor menselijke hulpbronnen om van alle werknemers op uurbasis te eisen dat ze hun gewerkte uren goed documenteren. Het bedrijf kan van deze werknemers eisen dat ze tijdkaarten of een tijdklok gebruiken om deze uren vast te leggen. Verificatie van het aantal gewerkte uren zorgt ervoor dat de arbeidskosten correct worden gerapporteerd. Werknemers in loondienst zijn over het algemeen niet verplicht om hun werktijden te documenteren.

loonstrookjes

Bedrijven betalen hun werknemers op regelmatige basis (wekelijks, tweewekelijks of maandelijks) bij wijze van papieren cheque of directe storting. Medewerkers kunnen al dan niet de mogelijkheid krijgen om in te schrijven voor directe storting. Directe aanbetalingen zijn nuttig, omdat ze de werknemer onmiddellijk toegang geven tot hun geld en de mogelijkheid voor de werknemer om zijn salaris te verliezen of misplaatst te verwijderen. Naast deze nuttige redenen kunnen bedrijven het milieu helpen door een directe storting aan te bieden door de hoeveelheid papier die wordt gebruikt voor loonstrookjes te verminderen.

Loonlijst- en arbeidsrapportage

Werkgevers moeten hun arbeids- en loonadministratie ten minste drie jaar behouden. Deze cijfers worden gerapporteerd over hun maandelijkse financiële overzichten, evenals aan overheidsinstanties. Aantallen werknemers en looncijfers worden gerapporteerd, waardoor het noodzakelijk is dat deze cijfers zo nauwkeurig mogelijk zijn. Loonstaatverklaringen die aan de werknemer worden verstrekt, worden voor het jaar opgesteld op een W2-formulier dat wordt gerapporteerd aan de Internal Revenue Service voor belastingrapportagedoeleinden. De werknemer gebruikt deze formulieren om belastingaangiften in te vullen en in te dienen.