Hoe een ledger te lezen

Het grootboek vormt de kern van de boekhouding van een bedrijf. Het grootboek bevat records voor elk account in het rekeningschema van het bedrijf en de grootboekrekeningen worden meestal weergegeven in dezelfde volgorde als in het rekeningschema. In een handmatig systeem heeft elke grootboekrekening een eigen pagina of grootboek; in een geautomatiseerd systeem heeft elke account zijn eigen bestandslocatie. Elke financiële transactie die van invloed is op het bedrijf wordt vastgelegd in het grootboek, hetzij als afzonderlijke journaalboekingen of als samengevatte totalen uit de algemene journaals.

1.

Let op de naam van het grootboekrekening- en rekeningnummer bovenaan het grootboekvel of bestand. Elke grootboekrekening bevat een naam en het rekeningnummer wordt gewoonlijk vermeld voor een gemakkelijkere verwijzing naar het rekeningschema. Activa worden bijvoorbeeld meestal als eerste vermeld, dus misschien is de eerste grootboekrekening die wordt weergegeven "Cash" en is het rekeningnummer "100". Het is belangrijk om zeker te zijn dat u naar de juiste grootboekrekening kijkt wanneer u naar een specifieke transactie zoekt of een specifieke account analyseert.

2.

Observeer de andere componenten van de grootboekrecord. De datum van elke transactie wordt vermeld in de meest linkse kolom. Dit wordt gevolgd door een kolom voor de beschrijving van de transactie. Vervolgens zijn er twee kolommen voor transactiebedragen. De linkerkant van deze twee kolommen is voor afschrijvingen en de juiste is voor credits. Helemaal rechts is een kolom voor het houden van een lopende balans. Als u bijvoorbeeld $ 1.000 te huur heeft betaald, zou de transactie zijn geregistreerd als een afschrijving voor 'huurkosten' en een credit voor 'contant'. Daarom is de transactiedatum in de kolom "Huurkosten" in de linkerkolom, "huurbetaling" in de kolom met de beschrijving en "$ 1.000, 00" in de kolom debitering. In het grootboek van de "Cash" -rekening staat de transactiedatum in de linkerkolom, "huurbetaling" in de kolom met de beschrijving en "$ 1.000.00" in de credit-kolom. Als transacties correct in het grootboek worden geregistreerd, kunt u in één oogopslag zien welke artikelen van invloed zijn geweest op elk rekeningsaldo.

3.

Houd er rekening mee dat het rekeningsaldo mogelijk in de rechterkolom of onder aan het grootboekrekeningblad wordt weergegeven. Veel mensen geven er de voorkeur aan om een ​​lijn te tekenen onder de laatste transactie van de boekhoudperiode en het totale saldo onder de regel in te voeren. In dit geval wordt het saldo opgenomen in de debetkolom of de creditkolom, afhankelijk van het feit of het eindsaldo een debet of een credit is. Bijvoorbeeld, in het huurbetalingsscenario, als dat de tweede $ 1.000 huurbetaling van het boekjaar was, kan het saldo van "$ 2.000, 00" worden opgenomen in de kolom uiterst rechts op dezelfde regel als de tweede huurbetaling. Of een lijn kan worden getrokken onder de tweede "$ 1.000.00" -bets en het totaal van "$ 2.000, 00" opgenomen onder de regel. Dit is een kwestie van bedrijfsbeleid of persoonlijke voorkeur.