Hoe een leverancierscontractcontrole plannen

Het beheren van leveranciers behelst effectief het genereren van een uitgebreide werkopdracht, het houden van regelmatige vergaderingen met de leverancier, het uitvoeren van audits om de prestaties te beoordelen en het onderhouden van een scorecard of dashboard om de status te rapporteren. Het plannen van een audit omvat het opsommen van de items die u wilt meten, de succescriteria en de evaluatiemethode. Uw plan moet ook een lijst met vereiste herstelacties bevatten als een van de elementen niet slaagt voor inspectie. Bovendien moet uw auditplan voor leverancierscontracten een sectie bevatten waarin auditors worden geïnstrueerd over het voltooien van de audit, zodat het werk consistent wordt uitgevoerd.

1.

Identificeer wettelijke informatie of referentiedocumenten die van invloed kunnen zijn op hoe u uw audit uitvoert. Beschrijf in het eerste deel van uw plan de portemonnee van uw audit. Als u bijvoorbeeld de leverancier van schoonmaakdiensten bij uw bedrijf wilt controleren, moet u naleving van de lokale gezondheidszorg vermelden als een van de redenen voor het uitvoeren van de evaluatie. Maak een document om uw plannen vast te leggen. Download een sjabloon van een website of maak je eigen plan.

2.

Beschrijf de reikwijdte van de audit. Vermeld bijvoorbeeld de items in het contract dat u wilt onderzoeken. Schat de tijd die nodig is om elk onderdeel waar te nemen of te testen. Bepaal welk type audit u van plan bent uit te voeren. Dit kan een audit zijn van een nieuwe leverancier, een regelmatige audit, een verlenging van de contractcontrole of een oorzaakcontrole die door een overtreding is veroorzaakt. Genereer een samenvatting om aan te geven hoe lang u verwacht dat de audit zal uitvoeren, zodat de leverancier van plan is personeel aan te wijzen, indien nodig, om aan de audit deel te nemen.

3.

Identificeer de rollen en verantwoordelijkheden van iedereen die bij de audit hoort. Beschrijf de soorten acties die u verwacht te worden uitgevoerd door de leverancier tijdens de audit. Stel verwachtingen over de uitkomsten, zoals corrigerende acties, extra taken of beloningen.

4.

Maak een pre-check vragenlijst. Door te reageren op een reeks vragen over de status van items in het contract of de Statement of Work krijgt de leverancier de kans om u op de hoogte te stellen van eventuele problemen voordat de audit begint.

5.

Neem procedurele informatie op. Gebruik deze informatie om het auditteam te trainen. Door een audit consistent met een leverancier uit te voeren, kunt u de resultaten van maand tot maand vergelijken en trends analyseren.

6.

Anticipeer op problemen en bereid oplossingen voor. Met uw risicobeheerplan kunt u snel reageren als de audit van uw leverancierscontract mislukt en de leverancier bepaalde zaken moet verhelpen. Wees voorbereid op het oplossen van problemen, het oplossen van conflicten en het onderhandelen van oplossingen.

7.

Ontwerp een rapportindeling voor uw auditresultaten. Bepaal waar u records van de audit wilt opslaan en hoe lang u van plan bent om auditinformatie bij te houden. Dit omvat observatielogboeken, checklists, multimedia - zoals audio en video - en andere uitkomsten van de audit.