Hoe u de workflow in hotels plant en organiseert

Om uw hotel efficiënt en winstgevend te runnen, moet u een georganiseerde workflow ontwikkelen. Schema's, taken en boekhouding moeten allemaal een plan volgen dat zorgt voor soepele overgangen tussen diensten en dat gemakkelijk tegemoet kan komen aan onverwachte eisen. Flexibiliteit is een belangrijk aspect van de planning van hotelworkflows. De horeca is een voortdurend veranderende omgeving, dus workflow-organisaties moeten flexibel en flexibel zijn.

Voorbereiding

Als eigenaar van een hotel bent u waarschijnlijk afhankelijk van een kernteam van medewerkers om de accommodatie 24 uur per dag te runnen. Voordat u begint met het plannen van uw werkstroom, moet u het werk van elke afdeling tijdens elke dienst analyseren, zodat u op uw personeelsbehoeften kunt anticiperen. Hoewel veel van uw eerste medewerkers meerdere opdrachten kunnen uitvoeren, zijn er soms momenten waarop takenvereisten vaker zullen overlappen. Je plan moet voorbereidingen voor die tijden bevatten. De receptie kan bijvoorbeeld 's nachts wijzigingen in de gloeilamp of verzoeken voor afstandsbediening verwerken, zodat u op dat moment zonder onderhoudsmedewerker op locatie kunt werken. Tijdens de ochtend- en vroege avonddiensten moet uw receptiepersoneel echter beschikbaar zijn voor het afhandelen van vragen, het inchecken van nieuwe gasten en het verwerken van check-outs.

scheduling

Zodra u klaar bent om gasten te openen en te ontvangen, moet u een schema ontwikkelen op basis van uw analyse van de behoeften van het hotel. Werkschema's maken ten minste een maand van tevoren, zodat werknemers u kunnen waarschuwen voor conflicten. Medewerkers moeten ten minste één maand van tevoren aanvragen voor een vakantie en verlof indienen om u voldoende tijd te geven om wijzigingen in de planning aan te brengen. Als eigenaar moet u uzelf of een manager dag en nacht beschikbaar houden om te vervangen wanneer werknemers zich ziek melden of laat aankomen.

taken

Medewerkers in een hotel moeten zich houden aan deadlines die samenvallen met de gaststroom. Deadlines moeten flexibel zijn; bekijk ze dagelijks of wekelijks. Houd bij het maken van de taakvereisten voor elke positie deadlines op waaraan elke taak moet worden voltooid. Als uw inchecktijd bijvoorbeeld 3:00 uur is, moet de schoonmaakdienst uiteraard kamers op dat moment opschonen. Als u echter een menigte op een bepaalde datum verwacht, moet u reinigingsschema's kunnen aanpassen, zodat kamers eerder beschikbaar kunnen zijn om tegemoet te komen aan vroege aankomsten. Als u verwacht dat dezelfde groep tegelijkertijd uitcheckt, moet u mogelijk extra personeel bij de receptie inplannen of het management voorbereiden om die ochtenddienst te dekken.

Communicatie

Neem in uw planningsprocedures procedures voor wijzigingen in de communicatieworkflow op en verspreid deze procedures regelmatig aan alle medewerkers. Anders kunnen veranderingen in de dienst grote schade aanrichten aan een communicatiesysteem en ertoe leiden dat belangrijke problemen door de kieren vallen. Om te beginnen, wanneer nieuwe medewerkers aan boord komen, moet u de functies en timing van elke functie communiceren, omdat hotelmedewerkers op elk moment voorbereid moeten zijn op alle plichten om de gastvereisten te verwerken. Vraag alle medewerkers om een ​​dagelijkse memo te bekijken wanneer ze inchecken voor werk. Waarschuw medewerkers over wijzigingen wanneer ze op de computer inchecken of voeg memo's toe aan hun tijdkaarten.