Werkactiviteiten plannen en organiseren

Bedrijfseigenaren weten dat de productiviteit wordt verbeterd door de efficiëntie van de medewerkers. Het helpen van teamleden bij het plannen en organiseren van werkactiviteiten stelt routines vast, geeft richting aan het prioriteren van dagelijkse taken en het omgaan met potentiële obstakels. Wanneer werknemers dagen hebben georganiseerd, is er minder tijd besteed aan het proberen uit te zoeken wat het volgende moet doen. Het eindresultaat is minder verspilde tijd, verbeterde efficiëntie en verhoogde productiviteit. Blijf plannen en organiseren van werkactiviteiten eenvoudig om de effectiviteit te maximaliseren.

Bepaal specifieke taken

Brainstorm alle vereiste taken gedurende de dag. Maak je geen zorgen over het organiseren in dit stadium. Denk aan alles wat er overdag gebeurt als je binnenloopt, de koffie zet en inlogt op de computer. Als telefoons moeten worden ingeschakeld vanaf een spraakservice, voeg deze dan toe samen met het controleren van berichten.

Denk aan archiveren, shredden en inventarisatietaken die regelmatig opduiken. Deze brainstormsessie wordt de basis voor het dagelijkse activiteitenplan.

Prioritize en Sequence taken

Groepeer taken samen. Er kunnen taken zijn die in een specifieke volgorde of samen moeten worden gedaan. Er kan bijvoorbeeld een reeks handelingen nodig zijn om het kantoor te openen door de deur te ontgrendelen, het alarm uit te schakelen, voicemail uit te schakelen, berichten te controleren en de eerste kan koffie te zetten. Doorloop de volledige lijst met brainstorms taken en groep gerelateerde taken.

Nadat u de gegroepeerde lijsten hebt die kunnen variëren van de openings-, sluitings-, verkoop- en servicetaken, stelt u de prioriteitsitems in. Elke gegroepeerde lijst opnieuw schrijven op basis van de volgorde van prioriteit. Het kan bijvoorbeeld een servicevoorrang zijn om alle telefoonberichten binnen het eerste uur na opening te retourneren. Een leverancier bellen over inventariswijzigingen is misschien geen eerste prioriteit in de ochtend.

Stel realistische tijdschema's in

Er zijn enkele gegroepeerde taken die op specifieke tijden van de dag moeten worden uitgevoerd. Openings- en sluitingstaken kunnen bijvoorbeeld niet midden op de dag worden uitgevoerd. Andere taken hebben echter flexibiliteit in de dienstregeling. Breek de dag door in secties om een ​​routine op te zetten. Het eerste uur van de dag kan bijvoorbeeld worden besteed aan het retourneren van berichten van voicemail en e-mail. Het volgende uur zou kunnen worden besteed aan verkoopgerelateerde taken met de volgende uren vóór de lunch gereserveerd voor klantvergaderingen.

Denk aan de beste tijd om activiteiten uit te voeren. Als u bijvoorbeeld meer energie nodig hebt om voorstellen te schrijven, is het wellicht beter om deze taak eerder op de dag te plaatsen en minder energie-intensieve taken te reserveren voor later op de dag dat uw energie lager is. Realistische tijdschema's opstellen om taken te volbrengen. Als u bijvoorbeeld weet dat het minimaal twee uur duurt om bestellingen te verwerken en ze dezelfde dag nog uit te leveren, geef uzelf dan niet de laatste twee uur vóór de verzendingsdatum om de taak te voltooien; stel deze prioriteit eerder op de dag in.

Verwijder potentiële afleiding

Er zijn zoveel potentiële afleidingen in ieders werkdag. Persoonlijke mobiele telefoons, sms-berichten, instant messages, sociale media en internetten zijn enorme afleidingen, maar zijn niet de enige. Overmatige koffiepauzes en gesprekken met collega's verminderen ook de productiviteit enorm. Stel pauzes in en schakel alle apparaten uit die mogelijk afleiden van het voltooien van taken.

Wees realistisch over het controleren van apparaten en praten met collega's, maar ontwikkel de discipline om het te beperken tot bepaalde tijden van de dag. Sommige mensen schakelen zelfs e-mailmeldingen uit, stellen specifieke tijden in om e-mails te lezen en erop te reageren en richten hun energie op directe taken in plaats van te proberen te multitasken.