Hoe een vergadering over communicatie op de werkplek te plannen

Effectieve communicatie op de werkplek verbetert de productiviteit en bevordert een gevoel van samenwerking tussen collega's. Een vergadering over kantoorcommunicatie is een effectieve manier om verwachtingen te stellen voor werknemers en feedback te ontvangen over communicatie op het werk. Om de vergadertijd effectief te gebruiken, hebt u een degelijke agenda nodig die de communicatieproblemen behandelt die specifiek zijn voor uw bedrijf. Geef uzelf voldoende tijd om u voor te bereiden op de vergadering door evaluaties van de huidige communicatiegewoonten op de werkplek, evenals uw doelen.

1.

Let op de huidige communicatiemethoden op kantoor. Evalueer de effectiviteit van die methoden, waaronder e-mail, instant messaging, persoonlijke en telefonische communicatie. Betrek ander managementpersoneel en supervisors om hun analyse van de huidige gewoonten te verkrijgen.

2.

Schrijf een lijst met communicatiedoelen en -veranderingen die u binnen de organisatie wilt zien. Markeer de gewenste communicatiemethode voor verschillende situaties. Identificeer de belangrijkste tekortkomingen of verbeterpunten in de huidige communicatiemethoden.

3.

Gedetailleerde manieren waarop de werknemers veranderingen in de communicatie moeten aanbrengen. U kunt bijvoorbeeld besluiten dat werknemers indien mogelijk persoonlijke communicatie moeten gebruiken of ervoor moeten zorgen dat bepaalde personeelsleden deel uitmaken van e-mailcommunicatie. Bepaal of training nodig is of dat de medewerkers de wijzigingen direct zelf kunnen uitvoeren.

4.

Maak kopieën van de communicatienormen die u wilt implementeren. Deze schriftelijk vastleggen vermindert de kans op verkeerde interpretatie of kan leiden tot een beter geïnformeerde discussie tijdens uw vergadering.

5.

Schrijf de agenda voor de vergadering op basis van de voorgestelde wijzigingen en communicatieverwachtingen uiteengezet voor de werknemers. Neem een ​​tijd voor feedback of vragen van de deelnemers aan de vergadering. Gebruik de vergadering om uw communicatievaardigheden te oefenen, in het bijzonder zorgvuldig te luisteren naar de andere deelnemers en hen in staat te stellen om zichzelf te uiten voordat ze reageren.