Hoe evenementen te plannen voor sponsoring

Een van de grootste problemen waarmee u wordt geconfronteerd bij het plannen van fondsenwervende evenementen voor uw organisatie zonder winstbejag, is hoe u de kosten kunt dekken van het evenement waarvan u hoopt dat het geld ophaalt. Evenementenlocaties vereisen borgsommen en verzekeringen. Decoraties, tafels, stoelen, omroepsystemen en traiteurs willen allemaal geld van tevoren. Een gebruikelijke manier om dit geld bijeen te brengen, is via bedrijfssponsoring. Start een jaar voor het evenement uw sponsorstrategie om sponsors aan te trekken.

Uw oorzaak positioneren

Identificeer wat u sponsors kunt aanbieden. Bedrijven zien sponsoring als reclame. Ze zullen je evenement eerder sponsoren als ze denken dat het zal worden bijgewoond door mensen die passen in het profiel van hun doelgroep. Definieer uw bijdrage aan de samenleving als een non-profitorganisatie en profileer het type persoon dat uw doel ondersteunt. Uw goede doel kan een goede zijn, maar als de enige mensen die waarschijnlijk uw evenement bijwonen, werkloze software-engineers zijn, zult u waarschijnlijk geen sponsoring krijgen van uw plaatselijke Mercedes-dealer. Lokale technologie-wervingsbureaus kunnen deze groep echter aantrekkelijk vinden als potentiële kandidaten voor een baan. Het kan nodig zijn om het evenement aan te passen aan de behoeften van de sponsor. Als uw geplande entertainment bijvoorbeeld strijdig is met het imago van de sponsor, overweeg dan of het veranderen van het entertainment uw aanwezigheid schaadt en, als dat niet het geval is, verander het in een die aantrekkelijker is voor uw sponsor.

Sponsoring werpen

Maak een factsheet over uw organisatie, inclusief informatie over hoe wijdverspreid de ondersteuning is voor uw zaak, de demografie van wie het helpt, wie het ondersteunt en wie waarschijnlijk uw evenement zal bijwonen. Maak een andere fact sheet met een beschrijving van uw evenement in detail, de verwachte kosten die aan het evenement zijn verbonden en waar het zal worden gepromoot. Sponsors willen dat hun logo's en informatie prominent worden weergegeven op het evenement en in uw promotionele activiteiten, dus geef voorbeelden van hoe u hun sponsoring in uw marketing en op het evenement kunt promoten. Ze willen ook rapporten zien over het bijwonen van en het rendement op investering voor sponsors van uw vorige evenementen. Denk er bij het pitchen aan te benadrukken hoe goed uw zaak reflecteert op de potentiële bedrijfssponsor en hoe goed uw supporters en deelnemers aan het evenement overeenkomen met de doelklant van het bedrijf. Verspil geen tijdspetgevende sponsors die uw doel of uw deelnemers waarschijnlijk niet de moeite waard en lucratief vinden.

Marketing van het evenement

Het opnemen van de logo's van uw sponsors in uw marketing is onderdeel van de sponsorovereenkomst en het is ook aangewezen dat uw sponsor u moet helpen bij het vermarkten van het evenement. Als een van uw sponsors een lokaal restaurant is, geef dan die sponsoraffiches en vliegers om in het restaurant uitgedeeld te worden. Als het restaurant het evenement verzorgt, beschrijf het heerlijke eten dat door uw sponsor wordt geserveerd. Denk aan evenementensponsoring als een tweerichtingsverkeer en doe er alles aan om uw sponsor te promoten, maar eis dat uw sponsor ook het evenement promoot.

De return on investment van de sponsor

Als uw sponsors resultaten behalen door uw evenement te sponsoren, zullen zij waarschijnlijk meer van uw activiteiten sponsoren. Neem na het evenement contact op met al je sponsors om feedback te krijgen over hoe ze het leuk vonden en of ze nieuwe zaken zien als gevolg van hun sponsoring. Vraag suggesties voor hoe u hun rendement op de investering zou kunnen hebben verbeterd. Wanneer u een sponsor pakt, stelt u hopelijk een langetermijnrelatie op die zal resulteren in extra sponsoring van uw activiteiten.