Entertainment voor een conferentie plannen

Houd er bij het plannen van entertainment voor een conferentie rekening mee dat slechts een deel van het doel van het evenement is om aanwezigen te vermaken. Naast het plezierig maken van het evenement, moet je er een verkooppunt van maken dat deelnemers trekt en mogelijkheden biedt voor netwerken en zakendoen. Plan conferentie-entertainment niet in een vacuüm - werk samen met de evenementenplanner om te bepalen met welke elementen het entertainment past in het doel van de conferentie.

Leer het doel

De eerste stap bij het plannen van entertainment voor een conferentie is om te begrijpen waarom de groep die de vergadering houdt entertainment wil. Entertainment kan een aanzienlijke kostenpost zijn voor een conferentie, dus het belangrijkste doel is om meer bezoekers aan te moedigen. Een ander doel kan zijn om deelnemers een kans te geven om buiten het seminar en de beursomgeving te netwerken.

Ken het publiek

Uw entertainmentkeuzes zullen draaien om uw publiek. Als het een oudere groep is, wilt u misschien een meer traditionele omgeving, in plaats van een met luide muziek, knipperende lichten of een ultramoderne inrichting. Jongere kijkers hebben meer kans om te genieten van een club of een funky bar of restaurant. Maak uw site interessant voor echtgenoten als ze aanwezig zijn en als het verhogen van de aanwezigheid een van uw belangrijkste factoren is voor het evenement.

Leer het thema

Als de conferentie een thema heeft, koppel het entertainmentevenement dan aan het thema. Als het thema van de conferentie draait om sport, houd je je evenement bij op een plaatselijke gymzaal met een oldies band om een ​​sockhop te creëren. Als het thema nautisch is, boek dan een cocktailcruise. Door je evenement te koppelen aan het thema van de conferentie, creëer je continuïteit en laat je zien dat je samenwerkt met de organisatie om het doel van de conferentie te bereiken.

Kies de locatie

Als het doel van het entertainment is om de aanwezigheid te verhogen, kies dan een locatie die gasten zal interesseren, op zoek naar sites die ze niet thuis kunnen krijgen. Houd een cocktailparty in een lokaal museum of een botanische tuin. Breng gasten naar een restaurant in een historisch deel van de stad waar ze eerder van hebben gehoord. Kies geen luide site als netwerken van cruciaal belang is. Zorg dat u gemakkelijk bij het hotel bent, en zorg voor een bus of shuttlebus als de camping niet op loopafstand ligt of als het slecht weer is.

Logistiek

Ontdek wat uw budget is om te bepalen hoeveel u kunt uitgeven aan eten en drinken, vervoer, zaalhuur, audiovisuele diensten en decoraties. Neem contact op met potentiële locaties en ontvang kosten voor kamerverhuur, eten en drinken en AV. Onderhandel over uw contract, op zoek naar de laagst mogelijke garanties tot u een beter beeld hebt van uw aanwezigheid. Veel sites vragen om een ​​minimumbedrag voor eten en drinken, met de definitieve garantie 24 tot 48 uur vóór het evenement.