Hoe u een zakelijke brief plant en contracteert

Het plannen en contracteren van een goede zakelijke brief vereist dat u de nodige secties van een zakelijke brief begrijpt en invult. U dient het doel van uw brief duidelijk en beknopt te vermelden. De meeste zakelijke letters gebruiken een blokindeling (geen inspringingen) of een aangepast blokindeling (geen inspringingen in de tekst, maar de datum en de sluiting zijn een tab naar het midden), hoewel een semi-blokindeling (de eerste regel van elke alinea is ingesprongen) ) kan worden gebruikt.

1.

Typ de datum waarop de brief wordt geschreven. Als u briefhoofdpapier niet gebruikt, voegt u uw naam en adres toe boven de datum, ongeacht het formaat dat u kiest.

2.

Vermeld het algemene onderwerp van de brief door een referentielijn op te nemen. Dit moet beginnen met "Re:" en het onderwerp van de brief vermelden (bijv. "Re: Your Job Proposal Request") en de specifieke taak of zaaknummer waarnaar u schrijft, zoals "Re: HR Case No. 9918 "Of" Re: Uw brief is gedateerd 8 september 2006. "

3.

Schrijf "Geachte _ __" als u de naam van de persoon kent. Gebruik anders "Geachte heer of mevrouw" of "Aan wie het zich zorgen maakt." Beëindig uw aanhef met een dubbele punt (:).

4.

Plaats de hoofdtekst van de brief. Leg in de eerste alinea het doel van uw brief uiteen (bijv. "Ik schrijf in achting (en) ...", "Ingesloten vindt u alstublieft ..."). Vraag in de volgende paragraaf om de actie die u nodig hebt, zoals in "Voer de bijgevoegde documenten vriendelijk uit". Geef indien nodig uitleg over de omstandigheden van uw verzoek en verstrek zo nodig aanvullende informatie of motivering.

5.

Typ uw afsluiting en kapitaliseer alleen de eerste letter (bijvoorbeeld 'Zeer waarlijk van u'). Zorg ervoor dat je sluiting direct onder je date valt. Met andere woorden, als u meer dan vijf keer hebt getabletteerd voordat u de datum hebt getypt, tabelt u vijf keer voordat u uw afsluiting schrijft.

Dingen nodig

  • Computer met tekstverwerkingssoftware

Tips

  • De meeste zakelijke brieven zijn één pagina lang of korter.
  • Als u bijlagen heeft, vermeld dan het aantal en de aard van uw bijlagen onderaan de brief, enkele regels bij uw sluiting.

Waarschuwing

  • Houd uw brief zo ​​beknopt mogelijk, zonder de noodzakelijke details te negeren.