Hoe een zakelijk voortgangsrapport te plannen met teamleden

Sterke interne communicatie is wat succesvolle bedrijven scheidt van bedrijven die tekortschieten als het gaat om het informeren van management en werknemers over belangrijke zakelijke aangelegenheden. Verspreiding van informatie aan de juiste partij op het juiste moment is cruciaal voor planning op lange termijn, moreel van medewerkers en succesvolle navigatie van het concurrerende landschap. Een bedrijf moet beschikken over communicatiemiddelen die door de hele organisatie stromen. Een rapport over bedrijfsvoortgang is een vorm van communicatie en vereist communicatie en coördinatie om de beoogde impact te hebben en noodzakelijke en nuttige informatie over te brengen voor het nemen van betere zakelijke beslissingen.

1.

Beslis over de belangrijkste punten van het voortgangsverslag en zijn algemene doelstelling. Het belangrijkste doel van het rapport is het verstrekken van informatie die nuttig is voor een lezer. Belangrijke aandachtspunten zijn de doelgroep en het beoogde gebruik van het rapport na voltooiing. De manier waarop u het rapport voorbereidt en samenstelt, heeft invloed op u, als de leider van het bedrijfsteam, en uw geloofwaardigheid bij het hogere management en uw teamleden.

2.

Ontwikkel een schets voor het voortgangsrapport. Het rapport moet een logische volgorde volgen, te beginnen met een samenvatting van uw bevindingen gevolgd door een inleiding.

3.

Verdeel het voortgangsrapport in verschillende subkoppen met betrekking tot de verschillende onderwerpen die het moet aanpakken. U kunt bijvoorbeeld een sectietitel gebruiken met de titel 'Verkoop' om de voortgang van het verkoopinitiatief van het bedrijf aan te pakken. Elke sectie zou wat achtergrondinformatie moeten geven over het onderwerp dat voorhanden is. Citeer bijvoorbeeld de werkelijke verkoopresultaten voordat u zich verdiept in de huidige verkoopvoortgang.

4.

Stel uw voortgangsteam voor bedrijfsrapport samen. Dit zijn de leden die verantwoordelijk zijn voor het verzamelen van informatie voor opname in het rapport. Wijs verantwoordelijkheden toe aan bepaalde teamleden die over expertise, kennis of informatie met betrekking tot het toegewezen onderwerp in het rapport beschikken. U kunt ook verantwoordelijkheden toewijzen over verschillende afdelingen, afhankelijk van de structuur en de aard van het rapport.

5.

Ontwikkel een communicatiemethode tussen teamleden voor het geven van updates over de voortgang van hun verantwoordelijkheden. Dit kan het plannen van een wekelijkse vergadering of een andere frequentie inhouden, afhankelijk van de vastgestelde tijdlijn voor het invullen van het rapport. Houd teamleden verantwoordelijk voor hun toegewezen secties van het rapport.

6.

Stel de verschillende delen van het rapport voor bedrijfsproductie samen. Als u deze taak hebt toegewezen aan een andere persoon, moet u hem ontmoeten om het voortgangsrapport in de verschillende schrijfstadia te controleren.

7.

Bewerk het voortgangsrapport voor grammaticale fouten, typfouten en onnauwkeurigheden. Het voortgangsrapport is pas gereed als u het een laatste inzage en goedkeuring geeft. Het rapport over de voortgang van de werkzaamheden draagt ​​uw naam en u wilt er daarom zeker van zijn dat dit het hoogste niveau van professionaliteit weerspiegelt. Typefouten en andere dergelijke fouten geven een negatieve connotatie, die tot schaamte zou kunnen leiden. Je professionele reputatie staat op het spel.

8.

Bekijk het definitieve exemplaar van het voortgangsrapport met uw teamleden om ervoor te zorgen dat iedereen het eens is over de inhoud. Nadat u een tevredenheidsstemming met het definitieve exemplaar hebt bereikt, dient u het voortgangsrapport in bij het management en andere geïnteresseerde partijen.