Hoe een zakelijke bijeenkomst te plannen

Bedrijven kunnen zich niet veroorloven tijd te verspillen door slecht gestructureerde vergaderingen. Elke minuut die wordt verspild, is een minuut die op het werk had kunnen worden gebruikt. Als zodanig is het de plicht van de persoon die de vergadering belegt om alle aspecten te plannen, inclusief de agenda en waar de deelnemers aan de vergadering zullen zitten. Dit zal er ook toe bijdragen dat volgende vergaderingen efficiënt en goed bezocht worden.

1.

Bepaal vergadering aanwezigen om de grootte van de kamer te selecteren.

2.

Boek de kamer en locatie op de datum van de vergadering. Overweeg het aantal aanwezigen en de behoeften van presentatieapparatuur.

3.

Maak een agenda. Dit is misschien wel het belangrijkste onderdeel van het plannen van een vergadering. Begin met het einde in gedachten en werk achteruit. Als het doel van de vergadering bijvoorbeeld is om te stemmen over het volgende werkproject, begin met de stemming en bepaal welke deelnemers aan de informatievergadering moeten zijn voordat de stemming kan plaatsvinden. De agenda zou moeten beginnen met een snel doel en een doelherinnering, gevolgd door het tijdschema dat aan elke presentatie wordt toegewezen - samen met de naam van de spreker - en vervolgens eindigen met de volgende vergadertijd en -datum.

4.

Nodig aanwezigen van de vergadering uit en geef hen de voorlopige agenda met het verzoek om feedback en / of wijzigingen aan de agenda twee dagen vóór de vergadering. Geef ook instructies voor presentatiemateriaal.

5.

Stuur een bevestiging voor de vergadertijd, plaats en locatie, met de bijgewerkte agenda. Benadruk de vergadertijd en geef presentatiemateriaal aan de deelnemers aan de vergadering. Neem ook contactinformatie (mobiele telefoon) op als iemand een noodgeval heeft of hulp nodig heeft bij het vinden van de vergaderlocatie.

6.

Kom 30 minuten eerder aan en houd je aan de agenda van de vergadering. Kom op de dag van de vergadering voorbereid aan. Volg de vergaderagenda en wijs iemand aan om de tijd bij te houden.