Hoe zakelijke evenementen te plannen

Het plannen van een zakelijk evenement vereist planning en organisatie. Als u de tijd neemt om te leren hoe u bedrijfsevenementen plant, zult u merken dat elk opeenvolgend bedrijfsevenement een beetje gemakkelijker te plannen wordt. Een zakelijk evenement is een investering van uw bedrijf in het vermarkten van een product of een ander aspect van uw bedrijf. Om het rendement op uw investering te maximaliseren, moet u een planningproces voor evenementen ontwikkelen dat werkt.

1.

Bepaal de reikwijdte van uw evenement door te beslissen wat voor soort impact u wilt maken. U kunt bijvoorbeeld besluiten dat een productlancering moet worden gedaan in een grote hal, terwijl een informele partij voor klantwaardering geschikt is voor uw magazijn. Maak een lijst op een vel papier van alles wat u met uw evenement wilt bereiken en gebruik die lijst om de reikwijdte van het evenement te bepalen.

2.

Stel een gastenlijst samen met elke persoon die je wilt uitnodigen voor het evenement. Als u van plan bent een evenement te houden dat open staat voor het publiek, moet u nog steeds inschatten wat u van plan bent om deel te nemen aan het evenement.

3.

Overweeg een thema voor uw evenement. Als je bijvoorbeeld een evenement met klantwaardering hebt, is het misschien interessant om er een kostuumbal van te maken. Wanneer u een thema ontwikkelt, kunt u beginnen om te bepalen hoe u de gebeurtenis wilt verfraaien.

4.

Ontwikkel een lijst met evenementendecoraties, sprekers en instelkosten, inclusief catering en ingehuurde hulp die nodig is om het evenement te leiden. Op dit moment weet je wat de omvang van je evenement is: hoeveel mensen je wilt bezoeken en wat voor soort displays en decoraties. Hiermee kunt u bepalen of u het evenement bij u op locatie gaat houden of dat u een zaal moet huren. De huurkosten moeten ook worden ingecalculeerd als onderdeel van de setupkosten van uw evenement.

5.

Circuleer een beschrijving van het evenement onder uw medewerkers en vraag vrijwilligers om het evenement te leiden. Hoe minder personeel u moet betalen, hoe meer geld u bespaart op het evenement.

6.

Bepaal hoe u uw evenement wilt adverteren. Als u alleen een uitnodiging doet, zijn uw enige kosten voor de uitnodigingen en verzendkosten. Als u een evenement doet dat open staat voor het publiek, moet u een lijst met advertentiekosten voor mediums opstellen, zoals radio, televisie en print.

7.

Stel al uw informatie samen in een budget. Het budget moet gedetailleerde aspecten bevatten over hoe het geld wordt uitgegeven, hoeveel elk regelitem zal kosten en het totale totaal van het evenement. Voeg een extra 20 procent toe aan alle kosten om rekening te houden met wijzigingen in het plan of problemen tijdens de planning en uitvoering van het evenement.

Dingen nodig

  • Pen
  • Papier
  • Computer met internetverbinding

Tip

  • Begin uw evenement minstens drie tot zes maanden vóór het evenement te plannen. Het reserveren van een zaal, het samenstellen van advertenties, het bevestigen van gasten en displays voor het evenement, het kiezen van een menu en het bij elkaar brengen van de decoraties kost tijd. Gun jezelf voldoende tijd om je evenement goed te doen.