Hoe een evenement plannen met een beperkt budget

Eigenaars van kleine bedrijven zullen vinden dat een van de beste manieren om nieuwe klanten te behouden en aan te trekken is om hen te ontmoeten. Deze interactie kan net zo creatief zijn als de eigenaar wil en het gamma van een open huis naar een conferentie uitvoeren. Ongeacht het type evenement dat wordt gekozen, zijn er budgetbeperkingen. Er zijn echter manieren om een ​​evenement met een beperkt budget te plannen.

Organiseren

1.

Bepaal het type evenement dat u wilt hebben en selecteer een locatie. Het kan een ontbijtvergadering zijn of een conferentie die de hele dag duurt. Hoe dan ook, de locatie die u selecteert, kan uw grootste kostenpost zijn, dus u moet er vroeg in het planningsproces over beslissen.

2.

Onderhandel over uw tarieven voor uw ruimte zodra u zich op een locatie hebt gevestigd. U kunt misschien lagere tarieven krijgen bij de site-aanbieder in ruil voor het adverteren van hun site op uw evenement.

3.

Overweeg een professional aan te nemen. Het zoeken van de hulp van een professionele evenementenplanner kost je, maar aan het eind van de dag kan de verhuizing je geld besparen. Dat komt omdat deze professionals zijn opgeleid om binnen een breed scala aan budgetten te werken. Bovendien, omdat dit hun vakgebied is, kunnen ze leveranciers en anderen kennen die diensten en goederen voor uw evenement kunnen leveren tegen prijzen die u mogelijk niet had kunnen behalen als u ze zelf had opgezocht.

4.

Vraag de hulp van uw werknemers als het inhuren van een professional te duur zou zijn. Het plannen van een evenement kost veel werk. Het kan nuttig zijn om uw werknemers een handje te helpen, zoals het bellen naar potentiële verkopers.

5.

Maak gebruik van sociale media om uw evenement te promoten en te adverteren. Gebruik Facebook, LinkedIn en Twitter om het nieuws over uw evenement te verspreiden. Het beste is dat het gratis is.

Blijf bij uw budget

1.

Wees voorbereid op last-minute kosten die u niet had voorzien toen u uw budget bij elkaar optekende. Voeg echter op het laatste moment geen dingen toe die u zou kunnen missen. Bijvoorbeeld, als je niet van plan was om een ​​ijssculptuur te hebben, maar je krijgt er een met korting aangeboden via je cateraar, schakel het dan uit.

2.

Bepaal hoe uw vaste kosten en uw variabele kosten worden opgeteld. Vaste kosten hebben betrekking op items zoals marketingmateriaal, terwijl variabele tariefkosten betrekking hebben op voedsel en andere items waarbij de prijs kan fluctueren afhankelijk van het aantal mensen dat opdaagt.

3.

Sponsors zoeken. Sommigen in uw lokale bedrijfsgemeenschap zijn mogelijk bereid om contant geld of donaties in natura in te wisselen in ruil voor het presenteren van hun bedrijf tijdens het evenement. Gebruik deze om een ​​deel van de kosten te compenseren die ontstaan ​​nadat u uw oorspronkelijke budget hebt ingesteld.

Tip

  • Ga niet overboord bij het maken van je budget voor je evenement. U wilt een goede indruk maken, maar wees voorzichtig.