Hoe werkt Point-of-Sale?

Omdat u deze woorden online leest, beseft u al de voordelen van computers en internetcommunicatie. Uw kleine onderneming kan de kracht van beide technologieën benutten via point-of-sale-systemen. Deze combinatie van software en hardware kan uw productiviteit verhogen, interacties met uw klanten verbeteren en een directe analyse van uw winstgevendheid mogelijk maken.

Geschiedenis

Zelfs in de grootste en prachtigst gedecoreerde winkels van het verleden hebben klanten lang gewacht bij het afrekenen omdat kassamedewerkers handmatig aankopen, geregistreerde voorraadnummers en ingehouden kortingen ophielpen. Aan het einde van elke dag moesten winkelmanagers saldi verzoenen, voorraad aftrekken van voorraadlijsten en rapporten met de hand opstellen. Vervolgens dienden ze creditcardtransacties en cheques in te dienen bij banken voor langdurige verwerking voordat ze contanten ontvingen. De introductie van elektronische kassa's automatiseerde enkele berekeningen en leverde rudimentaire rapportage, maar deed verder weinig om deze ongelijksoortige functies te integreren.

Basics

Point-of-sale, of POS, systemen automatiseren en voegen zich bij verschillende retailprocessen toe om uiteindelijk de tijd te besparen die uw klanten en medewerkers besteden aan het verwerken van financiële transacties. Een klant kan haar producten doorgaans naar het register brengen, waar de kassier zijn handheld-scanner gebruikt om de prijs en de beschrijving op de tag van elk artikel te lezen. Het systeem leidt de bedragen automatisch in, brengt de juiste kortingen in rekening en past de omzetbelasting toe. Het verzendt ook het transactierecord naar het voorraadbeheersysteem en klantinformatie naar de marketingdatabase. Als de voorraad bijna op is, kan het systeem orders voor extra voorraad uitgeven. De klant betaalt door haar creditcard in de kaartlezer te vegen en het scherm te ondertekenen. Het systeem stuurt de informatie naar uw handelsbank ter goedkeuring, zodat de betaling direct wordt bijgeschreven op uw account. Het systeem print ook een bon uit voor de klant. De kassier pakt haar aankopen, overhandigt haar het bonnetje en stuurt haar op weg, zodat hij de volgende klant kan verzorgen.

Software

Om een ​​POS te kopen die voor u werkt, bepaalt u welke onderdelen van uw retailproces u wilt automatiseren en zoekt u naar software die aan deze vereisten voldoet. Meer functies betekenen meer gemak, maar een duurdere en tijdrovende opstelling. Het systeem verwerkt op zijn minst aankopen, verkoopkortingen en omzetbelasting, en verzend transactie-informatie naar uw boekhoud- en databasesoftware.

Het kan ook retouren, uitwisselingen, layaways, cadeaubonnen en loyaliteitsprogramma's beheren. Wanneer een klant bijvoorbeeld een artikel retourneert dat met een creditcard is betaald, voert de kassier de ontvangstinformatie in haar terminal in. Het POS-systeem voegt het product vervolgens automatisch toe aan de voorraaddatabase, retourneert het bedrag dat is betaald aan de creditcard van de klant, informeert de achterkamer dat een artikel moet worden opgehaald en opnieuw worden aangevuld en drukt een nieuwe winkeltag voor het artikel af. Een magazijnmedewerker kan dan het geretourneerde artikel ophalen, het label bevestigen en het product terugbrengen naar de schappen.

Hardware

Nadat u de software hebt geselecteerd, zoekt u naar hardware die deze kan uitvoeren. Onderdelen bestaan ​​meestal uit een computer, scherm, kassalade, bonprinter en communicatieapparaat dat via telefoonlijnen of internet informatie uitwisselt met banken. Geavanceerdere versies bevatten ook een lezer voor creditcards en betaalkaarten, een kleine display om klanten de transactie te laten zien, een handtekeningscherm voor creditcards en een pinpad dat beveiligingscodes accepteert. Opties zijn beschikbaar voor verschillende soorten bedrijven. Als u bijvoorbeeld een restaurant runt, kan uw systeem een ​​extra scherm bevatten om bestellingen in de keuken weer te geven. Als u een supermarkt heeft, kan een weegschaal de prijs van producten berekenen op basis van het gewicht.

Problemen

Niet alle software werkt met alle POS-hardware. Een manier om compatibiliteit tussen alle componenten te garanderen, is door één leverancier uw systeem te laten ontwerpen. Hij is ervoor verantwoordelijk dat alles samenwerkt. Hij kan verschillende soorten ondersteuning bieden voor alle delen van het systeem, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken of het probleem betrekking heeft op hardware of software. Een 24/7 optie is handig om problemen op te lossen nadat uw bedrijf voor de dag gesloten is. Ondersteuning op afstand stelt technici in staat om software te beheren, diagnosticeren en repareren via uw telefoonlijnen en internet.

Persoonlijke ondersteuning is het duurste type omdat het een technicus naar uw locatie stuurt om het systeem te repareren. Dit ontslaat u en uw medewerkers ervan dat zij de situatie telefonisch moeten uitleggen of uw werkzaamheden moeten onderbreken om reparatieaanwijzingen uit te voeren. Als u over dit gemak beslist, moet u goed begrijpen onder welke omstandigheden een technicus naar u toe komt. Hij kan verschijnen met een klap of alleen wanneer problemen niet op afstand kunnen worden opgelost. Er kunnen ook grenzen zijn aan het aantal keer per maand dat persoonlijke ondersteuning is toegestaan. Een laatste optie die u moet overwegen, is een leenprogramma, wat vooral handig is als u slechts één register heeft. In dit geval kan uw bedrijf betalingen met een tijdelijke verkooppuntvervanging blijven accepteren, zelfs als uw apparatuur klaar is voor grote reparaties.