Hoe een voortgangsfactuur te doen zonder een schatting

Voortgangsfacturering, ook wel voortgangsfacturering genoemd, wordt gebruikt voor contractprojecten die in fasen gedurende een bepaalde periode worden voltooid. Voortgangsfacturatie wordt vaak gebruikt voor bouwwerkzaamheden of overheidsopdrachten, maar het kan worden gebruikt voor elk type zakelijk contract dat dit vereist. Progress-paymentcontracten met een vaste prijs zijn gebaseerd op kosten, niet op schattingen. Voortgangsfacturen voor contracten met een vaste prijs bevatten geen calculatieberekeningen of regelitems. Het opstellen van een factuur voor een contract met een vaste prijs wordt bepaald door de specificaties van het contract. Contractbetalingen worden gepland volgens de voltooiing van specifieke fasen van het project. De voortgangsfactuur moet nauwkeurige beschrijvingen en factureringsbedragen weergeven voor bepaalde taken of fasen die in een project zijn voltooid.

1.

Bekijk het contract met de vaste prijs en de voortgangsfacturen die eerder zijn uitgevoerd om de factureringsparameters te bepalen en voor welk stadium de factuur is.

2.

Noteer elk nieuw werk dat is voltooid. Een gedateerde, gedetailleerde beschrijving is vereist. De factuur vereist bijvoorbeeld een gedetailleerde beschrijving van projectbeheeritems. Deze items kunnen projectmeetdata en -notities, kostenramingen en statusrapporten bevatten.

3.

Bepaal welke betaling op het moment verschuldigd is en het totale resterende bedrag dat moet worden betaald door de voltooiing van het project.

4.

Toon uw bedrijfsnaam, adres en e-mail, factuurdatum, gespecificeerde kosten, werkvooruitgangsgegevens, welk percentage van de taak tot op heden is voltooid, datum van voltooiing, naam en adres projecteigenaar, factuurnummer, oorspronkelijke contractbedrag, eventuele wijzigingen tot dat bedrag, kostenoverzicht en hoeveel is betaald tot op heden in kolom- en regelitemformat. Factureringssjablonen kunnen erg handig zijn in deze fase van creatie.

5.

Geef het huidige verschuldigde bedrag en het totale resterende bedrag in het gemarkeerde gebied onder aan de factuur weer.

6.

Druk deze voorlopige factuur af en vergelijk alle gegevenspunten met het contract met vaste prijs en het factuurschema om fouten te onderzoeken en te corrigeren.

7.

Onderteken en verzend de factuur. De meest gebruikelijke manier van verzenden is elektronisch. Het ondertekenen van een papieren versie en het versturen van de factuur gebeurt soms nog steeds, maar als u een keuze hebt, is elektronische indiening het beste voor efficiëntie en een tijdige reactie.

Tip

  • Sla de laatste factuur op in Portable Document Format, druk deze af en onderteken. Bewaar altijd een fysieke kopie van de factuur voor uw administratie om te verzekeren tegen elektronisch recordverlies en knoeien. Papieren documenten zijn vaak handig bij het oplossen van verschillen en geschillen. U kunt overwegen om alle papieren documenten met betrekking tot het project op te slaan in een brandveilig bestand voor extra bescherming.

Waarschuwing

  • De belangrijkste onderdelen van een contractfactuur met een vaste prijs zijn de beschrijvingen van de verleende service en de juiste voltooiingsdatums. Onnauwkeurige beschrijvingen, datums en gebeurtenisdetails met betrekking tot de voortgang van het project zullen facturatieverschillen en betalingsvertragingen veroorzaken.