Hoe een fysieke inventaris in een apotheek te doen

Het is van cruciaal belang voor apotheken om inzicht te hebben in de huidige voorraad. Onderschatte voorraadniveaus kunnen tekorten veroorzaken, waardoor klanten gefrustreerd raken en de omzet kan verminderen. Aan de andere kant kan een overschatting een onnodig overschot betekenen, waardoor de voorraadkosten toenemen en veroudering optreedt wanneer medicijnen verlopen. Een inventarisatie van de voorraad, terwijl het tijdrovend is, is de beste manier om de voorraadniveaus te controleren.

Voorraad telt voor Eeuwigdurende en Periodieke Systemen

Ongeacht of uw apotheek een periodiek of een eeuwigdurend inventarissysteem gebruikt, u moet op enig moment een fysieke voorraadtelling uitvoeren. De timing en schaal verschillen echter over het algemeen. Grotere apotheken die een grote hoeveelheid voorraad verplaatsen, hebben de neiging om perpetuele systemen te gebruiken. Voortdurende voorraadsystemen maken gebruik van scanners voor verkooppunten om het voorraadaantal na elke levering of aankoop automatisch bij te werken. Toch gebeuren er fouten en moeten doorlopende voorraadapotheken een of twee keer per jaar een telling uitvoeren om de nauwkeurigheid van de voorraad te verifiëren. Aan de andere kant kunnen kleine apotheken met minder voorraad handmatig voorraad inventariseren via een periodiek systeem. Deze apotheken moeten inventarisaantallen op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis uitvoeren.

Voor het tellen

Voordat u begint met het inventariseren, verwijdert u het ontvangstgebied van de zending. U wilt niet per ongeluk onlangs ontvangen inventaris tellen die nog niet is ingevoerd in het boekhoudsysteem. Evenzo, als er nog aanhoudende medicijnen zijn die zijn verkocht maar nog niet zijn gedistribueerd, markeer ze dan duidelijk en leg ze apart. Het is het eenvoudigst om het aantal inventarislijsten na kantooruren uit te voeren om verwarring te minimaliseren en ervoor te zorgen dat het proces de bedrijfsactiviteiten niet verstoort.

Telprocedures

Maak een paar tellen teams die correleren met de grootte en de organisatie van uw inventaris. Wijs elk team toe om een ​​specifieke inventaris medicatie categorie te tellen. Subcounts per medicatiecategorie maken het gemakkelijker om fouten te herleiden als het aantal eindvoorraden niet overeenkomt met de huidige eeuwigdurende records. Wijs één teamlid toe om het aantal inventarisaties uit te voeren en een ander team om de telresultaten te registreren.

Resultaten verifiëren

Als de apotheek een permanent voorraadsysteem gebruikt, vergelijkt u de resultaten van de telling met de huidige records. Verbied inventaristellers met toegang tot huidige records - anders kunnen de tellers hun cijfer wijzigen zodat ze overeenkomen met de records om extra werk te minimaliseren. Als er een verschil is tussen de telling en huidige records, wijst u een ander team toe om een ​​blinde hertelling van de probleemcategorie uit te voeren om de nauwkeurigheid te controleren.