Hoe plan ik vergaderagenda's?

Een vergaderagenda is een lijst van de onderwerpen die u van plan bent te bespreken tijdens een aankomende zakelijke bijeenkomst. Als u uw vergaderagenda van tevoren plant in plaats van te proberen het 'uit te zetten', vermijdt u lange, uitgesponnen en niet-productieve sessies. Schrijf de agenda op en deel deze voorafgaand aan uw deelnemers, of aan het begin van de vergadering, indien nodig, om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat.

1.

Bepaal een tot drie hoofddoelen die u wilt bereiken als resultaat van deze vergadering. Bijvoorbeeld: "Start een advertentiecampagne voor de komende week." Dit zal je helpen bij het plannen van de agenda.

2.

Bepaal de start- en eindtijd van de vergadering, evenals de locatie zodat uw deelnemers dienovereenkomstig kunnen plannen.

3.

Noem belangrijke ontwikkelingen, problemen, projecten, nieuws en aankomende evenementen over uw bedrijf die u in de vergadering ter sprake wilt brengen. Maak een lijst van de belangrijkste personen die aanwezig zijn, hun rollen en eventuele rapporten of informatie waarvan u wilt dat deze deze delen wanneer u zich verzamelt.

4.

Start de agenda van de vergadering met formaliteiten, inclusief een openingsverklaring, introductie van belangrijke deelnemers aan de vergadering en het lezen van de notulen van de laatste vergadering, indien van toepassing.

5.

Geef een overzicht van de volgorde van de informatie die u wilt presenteren en bespreken tijdens de vergadering, op basis van uw lijsten in stap 1 en 2. Noteer elke persoon die verantwoordelijk is voor het presenteren van het onderwerp.

6.

Schrijf een schatting van de tijd die u aan elk onderwerp wilt besteden naast elk item op de agenda, als u zich zorgen maakt over het voldoen aan tijdbeperkingen. Bijvoorbeeld "Discussion of Advertising Focus, gepresenteerd door Sam Smith van Marketing (20 minuten)."

Tip

  • Gebruik een tekstverwerkingsprogramma om uw vergaderagenda op te maken. Sommige tekstverwerkers bieden ook agendasjablonen die u voor dit doel kunt gebruiken (zie bronnen).